Cómo elegir un software de gestión CRM para tu organización cultural y no morir en el intento.

Elegir un CRM para tu organización cultural puede ser una de las decisiones más importantes y complicadas.

Desde Bravo Mánager entendimos desde el principio que en cualquier organización cultural, de por sí, siempre se ha perseguido su relación con las audiencias o los públicos.

Con la aparición de los CRM ha habido una búsqueda incesante por parte de las organizaciones culturales, sobre todo los teatros, museos, etc., para encontrar alguno que se adecue a las necesidades propias de los gestores culturales.

“Los sistemas son demasiado importantes como para dejarlos a cargo de los administradores de sistemas” – Tom Peters

CRM corresponde a las siglas en inglés que significan Customer Relationship Management, o sea, Gestión de las Relaciones con los Clientes.

Si vamos un poco más a fondo nos encontramos que CRM consiste en una filosofía empresarial que coloca al cliente en el centro del enfoque de la empresa, en lugar del producto o servicio, que implica que toda la empresa esté impregnada de esta filosofía empresarial, también a veces, la expresión CRM se utiliza para referirse a las soluciones tecnológicas que facilitan la implementación de esta mentalidad empresarial de las compañías. Sin embargo, el CRM debe concebirse como un enfoque empresarial, ya que no es sólo la herramienta tecnológica de implementación.

No te sorprenda que siga hablando de clientes, ya que es el lenguaje del CRM. En las organizaciones culturales nos gusta más hablar de audiencias y públicos, ya que es así es cómo se determina nuestro cliente final.

Dicho esto para una organización cultural, lo que realmente es interesante es poder tener un CRM que ponga al cliente en el centro de la organización, integrando las funciones de todos los departamentos en una sola base de datos y una única herramienta de gestión, con la cual crear informes, tomar decisiones y efectuar continuas actualizaciones de datos de sus públicos y audiencias.

Así cada campaña de email marketing, correspondencia electrónica, venta de entradas, posibles donaciones (patrocinadores, crowdfunding, etc) o cualquier otro tipo de interacción con un cliente concreto, queda registrada en una única base de datos.

Todo esto en épocas de abundancia, está muy bien, pero en la actualidad plantea algunos cambios profundos y es ahí donde entramos nosotros, como Bravo Manager.

Des de Bravo Manager hemos querido ir más allá y avanzar en herramientas, que sirvan de verdad a una organización cultural, integrando en ellas todos los procesos de la gestión cultural que nos demanda la actualidad: la comunicación integral con las audiencias y públicos, la promoción y la difusión de la programación, la venta de entradas, las inscripciones a cada una de las actividades programadas, todas las posibilidades de segmentación de públicos y audiencias, privacidad, transparencia, etc., etc., dado que la gestión cultural no puede terminar “sirviendo al sistema”, en lugar de hacer que el sistema nos sirva a nosotros.

Bravo Manager como herramienta web, incorpora herramientas de CRM especializado en cultura, para que sea eficaz, eficiente, y que sobre todo sirva de verdad a las organizaciones culturales.

Nuestras herramientas no hablan de clientes calientes o fríos, ni de productos ni de servicios, ni de leads y ni ventas, etc. El software CRM que incorpora nuestra herramienta habla de entradas, de inscripciones, de relaciones, de segmentación social, de segmentación cultural, podrás establecer y añadir libremente tantos “criterios fuzz” como quieras, ya que nuestros públicos son camaleónicamente de lógica difusa.

También habla de participación, de cercanía, de moldear futuros, etc. y de concordancia con lo que piensa cada organización cultural, teniendo en cuenta lo que piensan y hacen cada una de las personas implicadas en el proyecto.

Pero si aun sigues en el empeño de buscar por ahí,

Te damos algunos consejos para ayudarte a elegir un CRM para tu organización cultural.

Lo primero, es pensar si a tu organización cultural les conviene un CRM (Customer Relationship Management). Esto es muy importante, ya que de ello puede depender el éxito o el fracaso de la propia gestión de la organización.

InfografiaCRM

Por eso, tanto si diriges una organización cultural pública, como privada es fundamental que tengas claras ciertas cuestiones a la hora de seleccionar, evaluar y elegir soluciones informáticas CRM que más te convienen:

  1. El primer paso es saber qué necesidades tiene tu organización cultural, así como los objetivos que se quieren conseguir con el CRM en cuestión, tanto a corto como a medio y largo plazo. Para ello debemos tomar como base las necesidades actuales.
  2. También debemos analizar cuáles son aquellas áreas de la organización cultural que necesitan mejorar su software de gestión CRM. Para ello, es importante hablar con cada departamento por separado y conocer las necesidades de cada uno de ellos, de manera individual.
  3. Es necesario saber quién será el encargado de mantener tanto el hardware como el software y pensar si nuestro equipo informático se encuentra preparado para instalar el software de gestión que vayamos a escoger.
  4. Por supuesto, tu software de gestión debe poder visualizarse en cualquier parte, ya sea en otros ordenadores, tablets o smartphones.
  5. Aunque existe una gran variedad de software, no todos serán adecuados para el sistema de trabajo que tiene una organización cultural en particular. Por eso debes valorar qué necesidades cubren cada uno de ellos y elegir el que mejor se adapte a cada una de las necesidades de cada uno de los departamentos.
  6. Si no sabes cómo funcionan este tipo de software, debes valorar muy bien el tipo de ayuda que ofrece el proveedor del mismo y si en caso de incidencia, tendrás respuestas rápidas por parte del mismo.
  7. Por último, recuerda que según el tamaño, y los propios requerimientos de tu organización cultural, necesitarás buscar un software u otro. Y aunque hay algunos que podrían ser más o menos adecuados, lo mejor es que los pruebes y conozcas mejor su potencial, su habilidad, su manejo, y su personalización, pues como ya dijimos al principio, de ello puede depender el éxito o el fracaso de la elección.

Está claro que también puedes optar por uno de software libre, que cada vez hay más en el mercado digital y adaptarlo a tus preferencias si cuentas con los conocimientos suficientes o sabes de alguien que te pueda ayudar. Ahora, también existen algunos servicios de acompañamiento para tales fines, contratados a tiempo parcial o a través de contratos.

Si necesitas ampliar información, no lo dudes, y pregúntanos.