Com triar un programari de gestió CRM per a la teva organització cultural i no morir en l’intent.

Triar un CRM per a la teva organització cultural pot ser una de les decisions més importants i complicades.

Des de Bravo Mánager vam entendre des del principi que en qualsevol organització cultural, de per si mateix, sempre s’ha perseguit la seva relació amb les audiències o els públics.

Amb l’aparició dels CRM hi ha hagut una cerca incessant per part de les organitzacions culturals, sobretot els teatres, museus, etc., per trobar algun que es adecue a les necessitats pròpies dels gestors culturals.

“Els sistemes són massa importants com per deixar-los a càrrec dels administradors de sistemes” – Tom Peters

CRM correspon a les sigles en anglès que signifiquen Customer Relationship Management, o sigui, Gestió de les Relacions amb els Clients.

Si anem una mica més a fons ens trobem que CRM consisteix en una filosofia empresarial que col·loca al client al centre de l’enfocament de l’empresa, en lloc del producte o servei, que implica que tota l’empresa estigui impregnada d’aquesta filosofia empresarial, també de vegades, l’expressió CRM s’utilitza per referir-se a les solucions tecnològiques que faciliten la implementació d’aquesta mentalitat empresarial de les companyies. No obstant això, el CRM ha de concebre’s com un enfocament empresarial, ja que no és només l’eina tecnològica d’implementació.

No et sorprengui que segueixi parlant de clients, ja que és el llenguatge del CRM. En les organitzacions culturals ens agrada més parlar d’audiències i públics, ja que és així és com es determina el nostre client final.

Dit això per a una organització cultural, la qual cosa realment és interessant és poder tenir un CRM que posi al client al centre de l’organització, integrant les funcions de tots els departaments en una sola base de dades i una única eina de gestió, amb la qual crear informes, prendre decisions i efectuar contínues actualitzacions de dades dels seus públics i audiències.

Així cada campanya d’email màrqueting, correspondència electrònica, venda d’entrades, possibles donacions (patrocinadors, crowdfunding, etc) o qualsevol altre tipus d’interacció amb un client concret, queda registrada en una única base de dades.

Tot això en èpoques d’abundància, està molt bé, però en l’actualitat planteja alguns canvis profunds i és aquí on entrem nosaltres, com Bravo Manager.

Des de Bravo Manager hem volgut anar més enllà i avançar en eines, que serveixin de debò a una organització cultural, integrant en elles tots els processos de la gestió cultural que ens demanda l’actualitat: la comunicació integral amb les audiències i públics, la promoció i la difusió de la programació, la venda d’entrades, les inscripcions a cadascuna de les activitats programades, totes les possibilitats de segmentació de públics i audiències, privadesa, transparència, etc., etc., atès que la gestió cultural no pot acabar “servint al sistema”, en lloc de fer que el sistema ens serveixi a nosaltres.

Bravo Manager com a eina web, incorpora eines de CRM especialitzat en cultura, perquè sigui eficaç, eficient, i que sobretot serveixi de debò a les organitzacions culturals.

Les nostres eines no parlen de clients calents o freds, ni de productes ni de serveis, ni de leads i ni vendes, etc. El programari CRM que incorpora la nostra eina parla d’entrades, d’inscripcions, de relacions, de segmentació social, de segmentació cultural, podràs establir i afegir lliurement tants“criteris fuzz” com vulguis, ja que els nostres públics són camaleónicamente de lògica difusa.

També parla de participació, de proximitat, de modelar futurs, etc. i de concordança amb el que pensa cada organització cultural, tenint en compte el que pensen i fan cadascuna de les persones implicades en el projecte.

Pero si encara segueixes obstinat en buscar,

Et donem alguns consells per ajudar-te a triar un CRM per a la teva organització cultural.

El primer, és pensar si a la teva organització cultural els convé un CRM (Customer Relationship Management). Això és molt important, ja que d’això pot dependre l’èxit o el fracàs de la pròpia gestió de l’organització.

InfografiaCRM

 

Per això, tant si dirigeixes una organització cultural pública, com a privada és fonamental que tinguis clares certes qüestions a l’hora de seleccionar, avaluar i triar solucions informàtiques CRM que més et convenen:

  1. El primer pas és saber què necessitats té la teva organització cultural, així com els objectius que es volen aconseguir amb el CRM en qüestió, tant a curt com a mitjà i llarg termini. Per a això hem de prendre com a base les necessitats actuals.
    També hem d’analitzar quins són aquelles àrees de l’organització cultural que necessiten millorar el seu programari de gestió CRM. Per a això, és important parlar amb cada departament per separat i conèixer les necessitats de cadascun d’ells, de manera individual.
  2. És necessari saber qui serà l’encarregat de mantenir tant el maquinari com el programari i pensar si el nostre equip informàtic es troba preparat per instal·lar el programari de gestió que anem a escollir.
  3. Per descomptat, el teu programari de gestió ha de poder visualitzar-se en qualsevol part, ja sigui en altres ordinadors, tablets o smartphones.
  4. Encara que existeix una gran varietat de programari, no tots seran adequats per al sistema de treball que té una organització cultural en particular. Per això has de valorar què necessitats cobreixen cadascun d’ells i triar el que millor s’adapti a cadascuna de les necessitats de cadascun dels departaments.
  5. Si no saps com funcionen aquest tipus de programari, has de valorar molt bé el tipus d’ajuda que ofereix el proveïdor del mateix i si en cas d’incidència, tindràs respostes ràpides per part del mateix.
  6. Finalment, recorda que segons la grandària, i els propis requeriments de la teva organització cultural, necessitaràs buscar un programari o un altre. I encara que hi ha alguns que podrien ser més o menys adequats, el millor és que els provis i coneguis millor el seu potencial, la seva habilitat, el seu maneig, i la seva personalització, doncs com ja vam dir al principi, d’això pot dependre l’èxit o el fracàs de l’elecció.

És clar que també pots optar per un de programari lliure, que cada vegada hi ha més al mercat digital i adaptar-ho a les teves preferències si comptes amb els coneixements suficients o saps d’algú que et pugui ajudar. Ara, també existeixen alguns serveis d’acompanyament per a tals finalitats, contractats a temps parcial o a través de contractes.

Si necessites ampliar informació, no ho dubtis, i pregunta’ns